Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menseleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.
dasarnya, arsip dapat dibedakan kedalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte – akte perusahaan dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.
Proses penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis yaitu Sistem Indeks Kamus , Sistem Indeks Subjek, dan Sistem Indeks Koordinasi.
Proses Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.
Sistem Indeks Subjek . Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.
Fungsi Kearsipan
Adapun fungsi dan Manfaat dari penanganan kearsipan yaitu antara lain :
1. Dapat dijadikan sebagai bukti tertulis apabila terjadi masalah.
2. Dapat dijadikan sarana komunikasi tertulis.
3. Dapat dijadikan bahan dokumentasi.
4. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya.
5. Sebagai alat pengingat.
6. Sebagai alat penyimpanan warkat.
7. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan.
8. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi.
9. Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
10. Aktifitas pemerintahan akan berjalan dengan lancar.
10. Aktifitas pemerintahan akan berjalan dengan lancar.